第一条  为推进 浙江省中药饮片产业协会（以下简称“本会”）档案管理工作的规范化、制度化，保障档案的安全保管，特制定本制度。

第二条  本会秘书处负责协会档案工作，负责档案的收集、整理和保管。

第三条  协会档案包括：

（1）会员入会申请资料、会员登记表和会员名册资料；

（2）本会章程和内部各种管理制度文本；

（3）本会工作计划、工作总结和重要活动方案；

（4）本会会员、会员小组、产业分会和工作机构上报协会的请示报告，会员来信来访材料，以及往来的重要文书资料；

（5）本会项目申报材料，向上级有关部门的申请报告，对外经验交流材料；

（6）本会的会员(代表)大会、理事会、监事会秘书处的会议记录、工作纪要和会议决议；

（7）本会在开展各项活动过程中形成的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业资料(除按本制度外，还必须按照国家统一的会计档案管理办法严格管理)；

（8）本会所签订的各种合同、协议；

（9）新闻媒体报道协会的文稿；

（10）其他有保存价值的各种资料（秘书处视情况而定）。

第四条  本会的文档资料由秘书处负责记录整理，办理完毕有关手续，送理事长审阅定稿后由秘书处存档。

第五条  归档的材料必须用蓝色或黑色钢笔书写，或者用可长期保管的方式打印，文字清晰，对于确实不能使用原件者，应使用复印件归档。

第六条  凡归档的文件资料必须完整、真实，遵循文件的形成规律，进行科学的分类、编目、登记和必需的整理。

第七条  整理的材料须统一规格：

（1）书面材料以a4型纸为统一规格；

（2）除书面材料外应备份电子文档、电子文件；

（3）照片、VR等影像材料应注明内容、时间、地点及主要参加人员等，与书面材料分开存放。

第八条  档案的查（借）阅必须严格履行登记手续，注明借阅人姓名、地址、联系方式、借阅事由、借阅内容及借阅期限等。对于会计凭证、会计帐簿和重要、珍贵的档案和资料，一般不提供原件使用。

第九条  任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换等破坏档案完整的行为。 对于会员经常查阅的档案，如章程、制度等，秘书处可复制副本供会员查阅。

第十条  本会按照国家规定确定档案保存期限。档案保管期满需要销毁时，由档案保管人员、财务人员、理事长、监事长共同鉴定，严格审查，编造档案销毁清册，经会员(代表)大会同意后销毁。

第十一条  本会配备档案箱，对档案实行集中管理，确定专人负责档案保管和文档的传递。

第十二条  档案保管人员离任要编制移交清单，移交人、接收人、监交人要签字盖章。

第十三条  本制度由理事会三分之二多数表决通过后实施。

第十四条  本制度由本会理事会负责解释和修订。